Signalering

Er zijn in het CRM verschillende manieren om bepaalde momenten te signaleren. Enerzijds  bestaat de mogelijkheid tot het invoeren van taken, anderzijds kan er worden bijgehouden wanneer er weer contact met de relatie geweest moet zijn.

Taken

Taken zijn vergelijkbaar met agendapunten. De taak dient vastgelegd te worden met daarbij een ' uiterste' datum. Na deze datum zal deze op de lijsten verschijnen dat de taak over tijd is. De taken zijn niet alleen zichtbaar per relatie, maar ook  kunnen er eenvoudig overizchten worden gegenereerd met alle taken voor de komende/afgelopen week. 

Standaard taak

Er zijn processen waaruit meerdere taken uit voortkomen. Om niet alle individuele taken aan te moeten maken, kan er een standaardtaak worden aangemaakt. Deze taak bestaat uit verschillende sub-taken. Als de standaardtaak is geselecteerd bij een relatie, worden de losse taken aangemaakt en dient de datum en taakeigenaar te worden vastgelegd. Een voorbeeld van een standaard taak kan de verwerking van een nieuwe cliënt zijn. De volgende taken zouden kunnen worden aangemaakt:

  • Aanmaken bevestigingsbrief

  • Versturen openingsdocument depotbank

  • Deponeren/lichten stukken oude/nieuwe depotbank

  • Controleren eerste rapportage

Contactmomenten 

Een goed en regelmatig contact met de relatie is de basis voor een langdurige samenwerking. Om dit goed te kunnen opvolgen is het mogelijk om per relatie vast te leggen hoe regelmatig het contact gewenst is. Deze systematiek werkt alleen als de gespreksverslagen juist in het CRM worden ingevoerd. Een gespreksverslag (afhankelijk van de inrichting) geldt als contactmoment en de betreffende datum geldt in dat geval als uitgangspunt.

Standaard kunnen er eenvoudig twee lijsten worden gepresenteerd:

  • Komende contacten: met welke relaties dienen wij binnenkort contact op te nemen

  • Vergeten contacten: voor welke relaties is het aantal dagen verstreken en dient er dus contact opgenomen te worden